Marifé Montes Luna

Nunca por hacer las cosas bien, se ha perdido el tiempo…

Como redactar las no conformidades detectadas en una auditoria.

Ya has visto en el anterior post, como hacer que la auditoria nos sean de utilidad, pero se nos quedaría cojo si luego a la hora de redactar las incidencias detectadas, no lo hacemos correctamente. Una no conformidad redactada mal puede crearnos ambigüedades, confusiones o malentendidos con las partes interesadas.

En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas.

 

Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si aplicamos estas pautas:

En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC. En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas. Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.

Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

MAGNITUD: va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar según sea:

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o sistemático, para lo que podremos usar las siguientes inicios de frase….

- En todos los casos se detecta …

- En la mayoría de los casos se detecta…

- Con carácter general …

- En algún caso…

- En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…

- En el caso…

- En el proceso…

- En el proyecto…

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo los siguientes ejemplos:

- El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre el tratamiento del producto no conforme.

- El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los equipos de la zona de semiprocesados.

DESCRIPCIÓN: donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:

Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia.

Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su comprensión.

Te propongo unos ejemplos que debes evitar:

- Hay o habría que…

- Se debe o debería…

- Considero adecuado o no considero correcto…

- No está suficientemente documentado…

- Se considera insuficiente…

Utiliza estructuras definidas y objetivas tales como

BIEN: no se presenta evidencia objetiva de… MAL : no se ha podido verificar…

BIEN: en los registros analizados…                  MAL : en ningún registro…

BIEN: no se ha aportado…                                MAL : no disponen de…

EVIDENCIAS: es la prueba objetiva que sustenta la descripción anterior, lugar exacto donde has detectado la NC.

En la medida de lo posible las evidencias deben venir respaldadas por:

- Identificación de los registros.

- Identificación de los equipos.

- Identificación de los documentos del sistema, etc.

REFERENCIA, donde debes dejar claro si la NC se trata de un incumplimiento de un requisito concreto de la norma de referencia que estás auditando o un incumplimiento de un requisito establecido en la documentación de la empresa.

Te propongo ahora unos ejemplos completos de NC según esos cuatro bloques vistos

Magnitud Descripción Evidencia Referencia
En todos los casos analizados (proyecto X, Y, Z e W) se detecta… … que no se ha llevado a cabo la inspección de los trabajos realizados… …en las obras de excavación de la zona A y B … … según el procedimiento X del sistema
En 5 de las 9 ocasiones en las que se ha superado los valores límite de los indicadores… … no se han establecido acciones correctivas… … ejemplo en el indicador de plazos de entrega e indicador de devoluciones… … según establece el punto 8.2.4 de la norma ISO 9001

 

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