Cuando una empresa agroalimentaria se implanta y posteriormente certifica su sistema de trabajo bajo la norma IFS Food, debe cumplir con una serie de requisitos para obtener dicha certificacion.
El auditor deberá evaluar la naturaleza e importancia de la desviación o incumplimiento de dichos requisitos, para así poder determinar el nivel de puntuación y el consiguiente grado de certificación (nivel superior, básico, o no certificación).
Con la norma IFS versión 6 existen cuatro posibilidades de puntuación:
- A conformidad total del requisito: 20 puntos
- B conformidad casi total, pero con una pequeña desviación: 15 puntos
- C No conformidad casi total, solo se ha implantado una pequeña parte del requisito: 5 puntos
- D No conformidad total del requisito: -20 puntos
Cuando la empresa incurre en una No Conformidad Mayor o una No Conformidad sobre un requisito KO, la empresa ya no puede optar a la certificación.
Pero ¿sabemos cuáles son las No Conformidades sobre los requisitos KO?
Un requisito KO (Knock out) es aquel que la norma IFS ha considerado de gran relevancia y por tanto de su absoluto cumplimiento.
En la versión 6 de la norma IFS Food existen 10 requisitos KO y son los siguientes:
KO n°1: La dirección se asegurará de que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades respecto a calidad y seguridad alimentaria y de que se implanten mecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño. Dichos mecanismos deberán estar claramente identificados y documentados.
En este requisito KO nos pide que se describan las responsabilidades de todos los puestos de trabajo definidos en el organigrama sin olvidar aquellos que son claves para garantizar la seguridad alimentaria del producto. Y que una vez definidos sean comunicados a cada uno por ejemplo mediante una reunión, de la que se dejará apta registrada. Durante la auditoria, el auditor puede mediante entrevista, preguntar al personal sobre sus responsabilidades, momento en el que el personal deberá responder con cierta soltura.
KO N° 2: Se establecerán procedimientos de vigilancia específicos para cada PCC para detectar cualquier posible pérdida de control del PCC. Deberán conservarse los registros derivados de esta vigilancia durante un tiempo apropiado. Los PCC definidos deberán estar bajo control. Los registros deberán demostrar que el PCC está siendo vigilado y permanece bajo control. Los registros deben especificar la persona responsable así como la fecha y el resultado de las actividades de vigilancia.
Aquí el responsable de seguridad alimentaria debe establecer un procedimiento de vigilancia de cada punto de control crítico indicando como se controla, si se encuentran bajo control, qué hacer cuando no están bajo control, quien vigila los PCC, donde los registra, durante cuánto tiempo debe conservar esos registros y además de establecer el procedimiento, deberá conservar los registros que evidencien o demuestren que ese procedimiento se está cumpliendo.
Este KO puede ser no aplicable a la empresa cuando no existan puntos de control críticos pero debe quedar perfectamente justificado en el manual para poderlo dar por válido por parte del auditor.
KO N° 3: Los requisitos de higiene del personal estarán implantados y serán respetados por todo el personal relevante, subcontratistas y visitantes.
Debemos establecer en primer lugar cuales van a ser nuestras prácticas de higiene de personal, por ejemplo cuando lavarse las manos o que ropa llevar, y posteriormente comunicar estos requisitos de higiene al personal. Un buen momento de hacerlo sería en la reunión del KO nº 1. No hay que olvidar que el personal subcontratado (por ejemplo mecánicos) y a los visitantes (por ejemplo inspectores de sanidad) también deben conocer nuestros requisitos antes de entrar a las instalaciones. Lo más común en estos casos es hacerles leer y firmar una hoja resumen antes de su entrada.
El responsable de calidad debe velar para que todo el personal cumpla con las buenas prácticas de forma continuada y dejar registro de dicha vigilancia, por ejemplo en actas de inspección cuando se esté verificando el sistema de autocontrol.
KO N° 4: Deberá disponerse de especificaciones para todas las materias primas (materias primas/ingredientes, aditivos, materiales de envasado, reprocesas). Las especificaciones deberán estar actualizadas, sin ambigüedades y cumplirán todos los requisitos legales y, en caso de haberlos, los del cliente.
En el sistema de seguridad alimentaria deberán estar definidos los productos que se usan (materias primas, material de envasado, aditivos…), esto quiere decir que debemos tener disponible la ficha técnica descriptiva de todos los productos y además tener registros de que los productos cumplen con los requisitos legales, por ejemplo si somos una industria panadera debemos solicitar junto con la ficha técnica el alveograma de cada lote suministrado por la industria harinera. Otro ejemplo si nos suministra aceite de oliva virgen extra para fabricar tomate frito debemos solicitar al proveedor la analítica del laboratorio con los parámetros que nos aseguren que es virgen extra.
KO N° 5: Cuando existan contratos con clientes en relación con la fórmula/receta del producto y requisitos tecnológicos, también deberán cumplirse éstos.
Este requisito KO es para cuando entre la empresa y el cliente exista un contrato específico para fabricar un producto exclusivo para él, es decir diferente al resto de gama de productos que se fabriquen. Por ejemplo si el clientes nos solicita que le fabriquemos pizzas precocidad con un porcentaje de ingredientes específico y solo lo hacemos así para ese cliente.
En este caso debemos establecer una metodología de control de la receta que garantice que el producto se está fabricando como el cliente nos ha especificado.
KO N° 6 Deberán existir procedimientos implantados para evitar la contaminación por materiales extraños, basados en un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Los productos contaminados se tratarán como producto no conforme.
El responsable del sistema habrá determinado que medios usamos para evitar, detectar o eliminar la contaminación física de nuestros productos, por ejemplo usando filtros, detector de metales, tamices… En el procedimiento debemos establecer el uso de esos equipos, que medidas preventivas (por ejemplo evitar el uso de grapas, evitar cristales), que se van a hacer con los productos que detectemos contaminados, quieres serán los responsables, donde se van a registrar los controles, etc.
Aquí podemos tener uno o más procedimientos según la naturaleza de la posible contaminación analizada en nuestra evaluación de riesgos, por ejemplo procedimiento de control de cristales, procedimiento de control de metales…
KO N° 7: Se implantará un sistema de trazabilidad, que permita la identificación de los lotes de productos y su relación con los lotes de materia prima, de material de envasado en contacto directo con el alimento o destinado a entrar en contacto con el alimento. El sistema de trazabilidad incluirá todos los registros relevantes de producción y distribución. La trazabilidad debe estar garantizada y documentada hasta la entrega al cliente.
Este requisito KO está bastante explicito y no creo necesario explicar con detalle, aunque no olvidar que la trazabilidad debe ser tanto hacia adelante hasta llegar al cliente como hacia atrás hasta determinar el proveedor del suministro. Y que todos los productos deben estar trazados, hasta el aceite o lubricante o hasta el hipoclorito usado para clorar el agua.
KO N° 8: Se realizarán auditorías internas efectivas según un programa definido y convenido de auditorías que cubra al menos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y la frecuencia de las auditorías internas se determinarán con un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados. Esto es también aplicable a ubicaciones de almacenamiento propias o subcontratadas por la empresa.
Al igual que cuando se planifica la auditoria de certificación, para la auditoría interna debemos establecer un programa que nos indique cuantas auditorías internas vamos a tener a lo largo del año y cuál sería el alcance de cada una de ellas. Con un ejemplo creo que se puede ver más claro: si este año se han detectado un nº significativo de no conformidades para el año siguiente podemos programar dos auditorías (semestral) para reducir el riesgos de posibles incumplimientos y para verificar la correcta resolución de las incidencias anteriores. O por ejemplo si una industria ha identificado gran cantidad de puntos críticos por la complejidad de su sistema deberá realizar las auditorías internas con mayor frecuencia para garantizar el cumplimiento de los requisitos.
KO N° 9: Se dispondrá de un procedimiento eficaz para la retirada y recuperación de todos los productos, que asegure que los clientes implicados sean informados tan pronto como sea posible. Este procedimiento incluirá una asignación clara de responsabilidades.
Este requisito está muy relacionado con el nº 7, ya que si nuestro sistema de trazabilidad no es efectivo, difícil será recuperar producto no inocuo suministrado a nuestro cliente. Como el requisito nos indica debemos formular un procedimiento de gestión de productos no inocuos, es decir no aptos para su consumo, indicar como vamos a comunicarnos con el cliente ante esta situación, como procedemos a la retirada, que hacemos con el producto contaminado, donde lo registramos…. El auditor nos puede pedir registros de las retiradas desde la última auditoría.
KO N° 10: Se formularán con claridad, documentarán y emprenderán acciones correctivas, tan pronto como sea posible, para evitar la reaparición de la no conformidad. Se definirán con claridad las responsabilidades y los plazos para la acción correctiva. Se guardará la documentación de manera que esté segura y sea de fácil acceso.
Es de vital importancia que el registro de las acciones correctivas sea lo más claro posible y que el análisis de las causas lo más ajustado y profundo posible para conseguir que la no conformidad no vuelve a ocurrir. Os pongo un ejemplo, en muchas ocasiones me encuentro como análisis de causas “por falta de tiempo”, NOOOO, por favor evitar esa causa, que no nos lleva a solucionar nada, la causa real puede ser por error en la planificación, o por escases de empleados, etc.…
Y no olvidar que se deben conservar los registros de todas las acciones tomadas, responsables, plazos de ejecución, verificación, etc…
En siguientes artículos seguiremos tratando sobre requisitos de la norma IFS Food versión 6, pero si necesitas conocer con más profundidad la norma, te invito a hacer click aquí para recibir información del curso que imparto sobre esta norma «Requisitos de la norma IFS Food Versión 6».
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