¿Cuál es el momento optimo de realizar la auditoría interna, te resulta inútil para ti o para tu empresa? ¿Se trata de una pérdida de tiempo, recursos y dinero?.

Si tu respuesta es NO, entonces por favor sigue leyendo …

¿Por qué mis auditorías internas son inútiles?

La razón principal de que las auditorías internas no sirven para nada es porque se está llevando a cabo con una lista de chequeo o de control genérica diseñado con únicamente los requisitos de la Norma de Gestión con la que se está trabajando y no con los requisitos de tu propio sistema. Entonces, ¿cómo saber si esto es lo que me está ocurriendo?

1. ¿Estás auditando un sistema con un Manual de Calidad que en realidad no describe lo que hace la empresa? (para hacer manuales de calidad breves y prácticos, lee este post)

2. ¿Tiene usted un Manual de Calidad bien estructurado según las cláusulas del la norma de referencia, como la ISO 9001?

3. ¿Se está llevando a cabo la auditoría en contra de cada procedimiento integrante del sistema?

4. ¿Se trata de auditorías llevadas a cabo en forma aislada o están programadas?

Entonces, ¿cómo puedo hacer que mi Auditorías Internas sean útiles?

Cuando una empresa me contrata para hacer una auditoría interna, lo primero que hago es analizar el mapa de procesos definido para hacerme una idea de cómo está esquematizada la actividad de la empresa. Y me elaboro el guión o plantilla de chequeo basado en los procesos de la empresa. Lo que se pretende es hacer una instantánea útil de la empresa, saber por qué áreas se necesita mejorar, que áreas de la empresa deben ser objeto de una auditoría más rigurosa, cuales son los puntos fuertes…

Te propongo 4 pasos sencillos para hacer que tu Auditoría Interna sea útil:

• Llevar a cabo auditorías de los procesos vertical.

Esto quiere decir, hacer un rastreo de un pedido de un cliente desde el principio al fin (desde que se planifica la producción, se produce, se distribuye, se entrega, …, por ejemplo). Esto puede demostrarnos las deficiencias en todos los departamentos que puedan estar causando a nuestros clientes cierta frustración. A continuación, puede ir más allá en esas áreas, tomar más muestras en el marco de las acciones correctivas para averiguar lo que está mal y por qué.

• Uso de listas de chequeo de auditoría diseñados para nuestro propio sistema

La auditoría interna debe revisar la conformidad o cumplimiento de tanto los requisitos de la norma de referencia como de los requisitos impuestos por nuestro propio sistema. Es muy común que el auditor interno tome la norma como guión y no tenga en cuenta los requisitos del propio sistema de gestión de calidad. Se aconseja que cuando se esté diseñando el sistema y elaborando los formatos o cuando se planifique la auditoría, se diseñe la lista de chequeo fusionando ambos requisitos origen, de forma que nos permita dejar observaciones o comentarios de los que se va detectando a lo largo de la ejecución de la auditoria.

• Diseñar un Sistema de Calidad que está adaptado a la actividad.

Las plantilla genéricas son muy buenas para comenzar a diseñar un sistema. Te sirve de punto de partida para la implantación, pero debes tomarte tu tiempo para adaptarlo a tu actividad real y reflejar con la mayor claridad lo que se hace y como se hace realmente en tu empresa. No caigas en el error de elaborar sistemas mastodontes ni demasiado esquemáticos que de una manera u otro no llegues a entender cómo se trabaja. No lo diseñes tampoco pensando en que dirá el auditor, hazlo para que te funcione!! Y así se podrá llevar a cabo una auditoría interna de utilidad.

• Crear un programa de auditoría basado en las necesidades

 

¿Por qué molestarse llevando a cabo una auditoría en el mismo departamento o proceso de manera reiterada cuando está todo perfecto? Tu tiempo estaría mejor invertirlo y concentrarlo en aquellas áreas que realmente están en la necesidad de algunas mejoras. ¿Has leído por ejemplo en la norma UNE EN ISO 9001:2008 cada cuanto tiempo concreto hacer la auditoría interna? Yo no, todo lo contrario, dice “…a intervalos planificados…”, “…planificar… en consideración del estado y la importancia…”, como ves, es la propia empresa la que debe establecer sus criterios.

En base a los resultados de anteriores auditorias, se puede identificar las áreas clave que necesitan de auditorías con mayor o menor periodicidad, en definitiva crear un programa de auditorías para un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, el programa debe ser flexible, ya que también tiene que tener en cuenta las necesidades del negocio. También en función de tus objetivos como puede ser un cambio de negocio o de obtener el mayor cliente de la historia para un producto o servicio que antes era una pequeña parte de su oferta, entonces tendrá que revisar y cambiar la programación de auditoría. La flexibilidad y la conveniencia son la clave.

Si necesitas conocer más sobre las técnicas de auditorías, te ofrezco la posibilidad de hacer el curso «Auditorias según la Norma UNE EN ISO 19011:2012»

Si quieres algún consejo sobre cómo configurar las auditorías con utilidad en su empresa no dudes en ponerte en contacto conmigo dejando un comentario más abajo, ya que estoy siempre dispuesto a ayudar a la gente sacar el máximo partido de sus sistemas de gestión.

Y por último, si te ha resultado de utilidad este post, haz click más abajo!!!